1. La convocation : forme et contenu, à la lettre
Le syndic en exercice convoque l'AG ordinaire au moins une fois par an dans les six mois suivant la clôture de l'exercice comptable. L'AG extraordinaire peut être convoquée à tout moment par le syndic, le conseil syndical, ou par un quart des copropriétaires représentant ensemble au moins un quart des tantièmes.
La convocation doit être adressée à chaque copropriétaire au moins quinze jours avant la date de l'AG, par lettre recommandée avec accusé de réception (ou tout moyen donnant date certaine). Elle doit comporter : la date, l'heure et le lieu de la séance, l'ordre du jour détaillé point par point, les documents annexes nécessaires (comptes de l'exercice écoulé, budget prévisionnel, devis travaux, projet de résolution).
Une convocation tardive, incomplète ou non envoyée à un copropriétaire est un motif classique d'annulation de l'AG par tribunal. Le syndic doit conserver les accusés de réception comme preuve.
2. Ordre du jour : ce qui n'y est pas ne peut pas être voté
Principe absolu : aucune décision ne peut être prise en AG sur un sujet non porté à l'ordre du jour. Cela protège les copropriétaires absents, qui ont pu décider de ne pas se déplacer parce qu'aucun sujet sensible ne figurait à l'ordre. Les questions diverses ne donnent lieu à aucune décision exécutoire, seulement à des échanges informatifs.
L'ordre du jour doit être suffisamment précis : « approbation des comptes 2025 » ; « budget prévisionnel 2026 (xxx MAD) » ; « vote des travaux de ravalement façade (devis A xxx MAD, devis B xxx MAD) » ; « renouvellement du contrat de syndic ». Un libellé trop général (« questions financières », « travaux divers ») est annulable.
3. Quorum et majorités : la mécanique du vote
La loi 106-12 distingue plusieurs niveaux de majorité selon la nature de la décision. Voici les principaux régimes que tout syndic et copropriétaire doit connaître par cœur :
| Type de décision | Majorité requise |
|---|---|
| Approbation comptes, budget, contrat syndic standard | Simple (50 %+1 des présents et représentés) |
| Travaux d'entretien et conservation ordinaires | Simple |
| Travaux d'économie d'énergie, accessibilité PMR | Simple (loi 106-12) |
| Gros travaux d'amélioration, ravalement, ascenseur neuf | 2/3 des tantièmes |
| Modification règlement copropriété, redistribution quotes-parts | 3/4 des tantièmes |
| Aliénation parties communes essentielles, changement destination | Unanimité |
4. Pouvoirs, présence, président de séance, secrétaire
Un copropriétaire absent peut donner pouvoir à un autre copropriétaire ou à un tiers (sauf au syndic en exercice, qui ne peut pas être mandaté pour des raisons d'indépendance). Le pouvoir doit être écrit, daté, signé, et désigner précisément le mandataire et l'AG concernée. Un même mandataire ne peut détenir plus d'un nombre limité de procurations — au-delà, les pouvoirs supplémentaires sont nuls. Cette règle évite qu'un seul individu contrôle l'AG en récoltant des procurations en blanc.
Une feuille de présence est tenue en début de séance, mentionnant chaque copropriétaire présent ou représenté, le nombre de millièmes qu'il détient, et la signature. L'AG élit un président de séance (généralement un copropriétaire) et un secrétaire de séance (souvent le syndic ou un membre du conseil syndical). Ces deux fonctions sont essentielles : ce sont eux qui signent le PV.
5. Le procès-verbal : la preuve qui circule
Le PV consigne pour chaque résolution : le libellé exact, le nombre de millièmes ayant voté pour, contre, ou s'étant abstenu, le sort du vote (adopté ou rejeté), et les déclarations éventuelles des opposants qui souhaitent figurer au PV (utile pour préserver leur droit de recours).
Le PV est signé par le président de séance et le secrétaire, puis notifié à tous les copropriétaires (présents, représentés et défaillants) dans le mois qui suit l'AG, par lettre recommandée ou tout moyen donnant date certaine. Cette notification fait courir le délai de recours en annulation pour les opposants et les défaillants.
6. Les erreurs qui annulent une AG entière
- Convocation tardive (moins de 15 jours) ou non envoyée à un copropriétaire
- Ordre du jour trop vague ou décision prise sur un point non inscrit
- Documents annexes manquants (comptes non joints, devis non joints)
- Majorité incorrectement calculée (vote en têtes au lieu de millièmes, ou erreur de seuil)
- Excès de pouvoirs détenus par un même mandataire
- Absence de feuille de présence signée
- PV signé uniquement par le syndic (sans président de séance)
- PV non notifié dans le délai légal aux copropriétaires défaillants
Tout copropriétaire opposant ou défaillant peut saisir le tribunal de première instance dans un délai de 60 jours à compter de la notification du PV. Si l'irrégularité est avérée, l'AG est annulée — soit entièrement (vice de convocation), soit sur la résolution litigieuse (vice de majorité). Les décisions annulées sont réputées n'avoir jamais existé.
Accompagnement préparation AG
Audit convocation · Rédaction ordre du jour · Anticipation des majorités · Présence si besoin